支払明細書の一括作成方法について、ご説明します。
【概要】
企業担当者が作成済みのタスクをもとに1対1の関係で支払明細書を一括で作成することができる機能です。
ログインなしパートナーに対し支払明細書を作成している企業ユーザーはご活用ください。
【補足】
- この機能と利用するには、弊社側で[ログインなしパートナー]を有効化する必要がございます。ご利用をご希望の方は画面右下のチャットからお問い合わせいただくか、貴社担当のカスタマーサクセスまでご連絡ください。
- 通常パートナーに発注しているタスクは支払明細書を作成できません。
- 複数のタスクを１つの支払明細書にまとめて一括作成することはできません。
- 追加品目や経費項目を設けることはできません。
- 企業ユーザーのみ利用可能です。
【目次】
■[企業設定]から[支払明細書の一括作成]を有効にする
1. 画面上部[管理]>［企業設定］タブをクリックします。[支払明細書の一括作成機能]を有効を選択して[更新]をクリックします。
2. 画面上部[プロジェクト]>[請求書]>[請求書を作成>[支払明細書の一括作成]が表示されるようになります
■プロジェクト内にあるタスクに対し、支払明細書を一括で作成する
1. 画面上部[プロジェクト]>[プロジェクト]>[請求書]>[請求書を作成]>[支払明細書の一括作成]をクリックします。
📌メモ
- 単一のプロジェクト内にあるタスクに対し、支払明細書を一括作成できます。複数のプロジェクトを跨いで一括操作することはできません。
- 画面上部[請求書]からの一括作成機能はご利用いただけません。
2. [①基本設定]画面の項目を入力します。
3. [②対象のタスクを選択]画面で支払明細書にしたいタスクを検索します。絞り込みで条件を指定し検索をクリック後、該当のタスク件数が表示されます。
4. ［②対象のタスクを選択]画面で支払明細書にしたいタスクを選択します。支払明細書にできないタスクは画面下部にエラーが表示されます。
📌メモ
- 最大100件のタスクを選択できます。
- エラーを解消しないと[次へ]を押下することはできません。
- [②対象のタスクを選択]で操作した内容を保持した状態で、[①基本設定]に戻ることはできません。操作に誤りがあれば[やり直す]ボタンをクリックして[①基本設定]から入力をお願いします。
5. [③一括作成]画面で入力内容の最終調整ができます。調整が完了したら[作成する]または[作成して送付する]をクリックします。
📌メモ
- [作成する]ボタン
- 支払明細書が一括で作成開始されます
- ※ログインなしパートナーにメールは送付されません。
- 出来上がった支払明細書のステータスは[作成済み]となります
- [作成して送付する]ボタン
- 支払明細書の一括作成とともに、支払明細書をダウンロードできるリンクが、ログインなしパートナーに対し一斉メール送信されます
- 出来上がった支払明細書のステータスは「作成済み」となります
- ※出来上がった支払明細書の確認をしてからログインなしパートナーへ送付することを推奨してますが、送付業務も一括で行いたい方は本機能をご利用ください。誤送にご注意ください。
- メールアドレスが登録されていない場合は送付されません。
- 品目を編集することはできません。
- 追加品目・経費は設けることができません。(作成後に編集して設定することができます。)
- [③一括作成]で操作した内容を保持した状態で、[①基本設定]や[②対象のタスクを選択]に戻ることはできません。操作に誤りがあれば[やり直す]ボタンをクリックして[①基本設定]から入力をお願いします。
- [③最終調整画面]では以下の項目を調整できます。
- 担当者
- 件名
- 発行日
- 支払期日
- 支払手段
- 振込手数料
- 源泉所得税の有無
- 源泉所得税(経費)の有無
■一括作成の通知と一覧での確認
1. 一括作成の開始と完了の通知が届きます。
【ベル通知画面】
【メール通知】
📌メモ
- 一括作成処理は数秒から数分以内に完了します。処理が込み合ってる場合は数十分以上かかる可能性がございます。
- 以下の操作をすると請求書の一括作成に失敗します。
- 同一のタスクに対し、複数のユーザーが同時に一括作成した場合
- 同一のタスクに対し、複数の画面・ブラウザで同時に一括作成した場合
- すでに請求書が作成されているタスクに対し一括作成した場合
2. 作成した支払明細書を並び替え・絞り込み機能で確認できます。
- すぐに確認する場合
- 一覧の並び替え：作成日▼にすることで作成日を新しい順で並び替えできます。
- 一覧の並び替え：作成日▼にすることで作成日を新しい順で並び替えできます。
- 時間が経ってから確認する場合
- 一覧の絞り込み：作成日を入力し該当の支払明細書を検索します。
- 一覧の絞り込み：作成日を入力し該当の支払明細書を検索します。
一括作成した支払明細書を担当者承認(完了)する
1. 画面上部にあるチェックアイコンをクリックし「請求書の担当者承認」をクリックします。
2. 一括作成によって出来上がった支払明細書が表示されるので連続・一括承認で完了にすることができます。
■請求書を一括でキャンセルにする
誤って作成した支払明細書に対し一覧で複数選択し削除することができます。
