締め処理についてご説明します。
【概要】
- 「締め処理機能」は、設定した締め日を基準に毎月「仮締め」と「本締め」を実行が可能となります。締め処理を行うことで請求日が締め日を基準とした期間においてデータの新規作成、ステータス変更、編集、削除ができないように制限する機能となります。
- また、請求書提出締切日を設定してタスクと請求書のリマインド通知送付が可能です。
【補足】
- この機能はユーザー権限により制限があります。詳しくはこちらをご参照ください。
- 仮締め：オーナー・経理権限以外のユーザーは、請求日が締め期間内の請求書の操作ができなくなります。
- 本締め：すべてのユーザーは、請求日が締め期間内の請求書の操作ができなくなります。(本締めすると、解除はできません。)
【目次】
■締め日を設定する
■リマインド通知を設定する
■仮締めをする
■仮締めを解除する
■本締めをする
■締め日を設定する
1.管理画面を開きます。
2.[締め処理]>[締め日設定]をクリックします。
3.[締め日]に企業様ごとに定められている締め日(請求対象となる期間の最終日)を入力
4.[更新]をクリックする
■リマインド通知を設定する
1. 管理画面を開きます。
2. [締め処理]>[締め日]をクリックします。
3. 企業様ごとに定められている請求書提出締切日を入力してください。
📌メモ：
- 締め日は、最短で翌月1日の設定ができます。
- 日数は、営業日換算ではなく単純な日数換算です。
- 通知対象期間は、タスクは納期、請求書は請求日が反映されます。
4. ［タスク］、［請求書］を［有効］にします。
■アクティビティログへのリマインド通知
アクティビティログへ下記のリマインドが通知されます。
［請求書の画面イメージ］
［タスクの画面イメージ］
以下の条件でリマインドが送付されます。
- タスク
- [納期]がリマインド期間の日付のもの かつ
- ステータスが「依頼中」「開始前」「作業中」「提出済み」「差し戻し」「検収済み」かつ請求書の紐づいていない品目がある場合
- 請求書(社内承認フローなし)
- ステータスが「作成済み」「申請中」「差し戻し」 かつ
- 請求日がリマインド期間内の日付のもの
- 請求書(社内承認フローあり)
- ステータスが「完了」かつ
- 社内承認ステータスが最終承認未完了 かつ
- 請求日がリマインド期間内の日付のもの
■仮締めをする
1. 管理画面を開きます。
2. [締め処理]をクリックします。
3.該当の期間の[仮締め]をクリックします。
📌メモ：
- 経理・オーナー権限以外の企業担当者が、締め対象期間の請求日の請求書および支払明細書の編集・ステータス変更、新規作成ができなくなります。
- 対象の請求書が締められる条件でない場合、該当の請求書の件数表示され、一覧への遷移が可能です。
- ステータスが「作成中」「申請中」の請求書
- ステータスが「完了」かつ、社内承認フローにて最終承認まで完了していない請求書
- 対象の支払明細書が締められる条件でない場合、該当の支払明細書が件数表示され、一覧への遷移が可能です。
- ステータスが「送信前」の支払明細書
■仮締めを解除する
1. 管理画面を開きます。
2. [締め処理]をクリックします。
3.該当の期間の[仮締め]をクリックします。
📌メモ：
- 経理・オーナー権限のみ仮締めの解除ができる
- [仮締め解除]後、経理・オーナー権限以外の権限でも締め対象期間の請求日の請求書および支払明細書の編集・ステータス変更、新規作成が可能になります。
■本締めをする
1. 管理画面を開きます。
2. [締め処理]をクリックします。
3.該当の期間の[本締め]をクリックします。
❗：注意点
- すべてのユーザーは、請求日が締め期間内の請求書の操作ができなくなります。(本締めすると、解除はできません。)
- [仮締め]を行った状態で、ステータスが[完了]かつ社内承認フローが完了している場合に[本締め]が可能になります。
以上です。